Checklist per la pianificazione di un viaggio internazionale (operatore o proprietario)
Un viaggio internazionale in business jet è un progetto con una dozzina di dipendenze, la maggior parte delle quali in mano a governi e aeroporti che non rispondono nel fine settimana. Questa checklist è pensata per il dipartimento di volo, la società di gestione o il proprietario-operatore che pianifica un viaggio fuori dallo spazio aereo nazionale: permessi e slot, dogana e immigrazione, legalità dell'equipaggio, carburante e handling, e la pianificazione delle contingenze che fa la differenza quando un permesso è in ritardo o un aeroporto chiude. Presuppone che possa essere coinvolto un fornitore di trip support, ma che la responsabilità resti all'operatore.
Controllate che l'aeromobile abbia le approvazioni RVSM, ADS-B, FANS 1/A e CPDLC dove richieste, che la certificazione acustica rispetti le regole della destinazione e che le eventuali approvazioni ETOPS o oceaniche siano applicabili. Verificate che il registro e l'AOC consentano l'uso commerciale o privato previsto e che le regole sul cabotaggio non impediscano le tratte interne pianificate all'estero con un aeromobile immatricolato in un altro Paese.
Individuate ogni Stato lungo la rotta che richiede un permesso di sorvolo e le regole della destinazione per il permesso di atterraggio. I tempi variano dal giorno stesso a dieci giorni lavorativi (India, Indonesia, Russia, molti Stati africani). I permessi sono legati alla marca dell'aeromobile, alle date e spesso all'equipaggio, quindi fissate marca e programma prima di presentare la richiesta e monitorate le finestre di validità in caso di spostamento delle date.
Verificate il livello di coordinamento di ogni aeroporto. Gli aeroporti di Livello 3 (Nizza, Heathrow, Haneda, Ibiza in estate) richiedono slot da richiedere tramite il coordinatore; gli aeroporti PPR richiedono un'autorizzazione per il piazzale. Confermate che il parcheggio sia disponibile per tutta la durata del soggiorno, soprattutto durante gli eventi, e se l'aeromobile debba spostarsi tra lo sbarco e il reimbarco. Annotate le finestre di tolleranza e le conseguenze del mancato rispetto.
Nominate un agente di handling in ogni aeroporto e confermate che possa garantire dogana e immigrazione per passeggeri ed equipaggio e, dove pertinente, i controlli agricoli o sanitari agli orari previsti. Verificate le tariffe per gli ufficiali fuori orario, se lo sdoganamento avviene sul piazzale o in un terminal, e se l'aeroporto è un punto di ingresso autorizzato per gli animali o per i cittadini stranieri.
Raccogliete i dati dei passaporti di tutti i passeggeri e dell'equipaggio e trasmettete l'APIS o l'equivalente entro la scadenza di ciascun Paese (Stati Uniti: 60 minuti prima della partenza, con obbligo di risposta di clearance). Preparate le dichiarazioni generali, le liste dell'equipaggio ed eventuali moduli sanitari. Verificate visti, ESTA, ETA ed ETIAS per i passeggeri, e i visti dell'equipaggio o le esenzioni per equipaggio in servizio per ogni Paese, scali tecnici inclusi.
Costruite il programma rispettando i limiti di tempo di volo e di servizio, con margine per i ritardi, e pianificate cambi di equipaggio o un equipaggio rinforzato per le giornate lunghe. Controllate licenze, certificati medici, passaporti, visti ed eventuali vaccinazioni obbligatorie, e confermate che l'equipaggio sia in corso di validità sul tipo e sulle procedure internazionali come lo spazio aereo North Atlantic HLA. Prenotate gli hotel dell'equipaggio vicino all'aeroporto e organizzate i trasferimenti.
Confermate che il carburante sia disponibile in ogni aeroporto, predisponete il fuel release o il credito tramite carnet con il vostro fornitore e controllate i prezzi; il tankering può far risparmiare migliaia di dollari negli aeroporti costosi, se il peso lo consente. Prendete nota di dove il SAF è disponibile o obbligatorio (miscelazione ReFuelEU nell'UE, mandato del Regno Unito) e degli eventuali obblighi di reporting ETS o CORSIA derivanti dal volo.
Controllate i limiti geografici della polizza e le esclusioni per rischi di guerra per ogni Paese sulla rotta, dirottamenti inclusi. Alcuni Stati richiedono minimi specifici di responsabilità civile o certificati locali (per esempio i limiti del Regolamento UE 785/2004). Ottenete conferma dall'assicuratore o dal broker per le regioni a rischio più elevato prima della partenza, poiché la copertura non può essere attivata retroattivamente.
Esaminate gli avvisi governativi di viaggio, gli standard di sicurezza aeroportuale e i requisiti TSA, EASA o nazionali, come un TSA waiver per lo spazio aereo ristretto o un programma di sicurezza approvato per la destinazione. Valutate, dove opportuno, la sorveglianza dell'aeromobile, il parcheggio protetto e la sicurezza a terra per i passeggeri. Controllate i requisiti sanitari di ingresso, le vaccinazioni ed eventuali restrizioni sui farmaci.
Studiate la climatologia delle date (monsoni, tifoni, nebbia invernale, polvere sahariana, condizioni di montagna) e scegliete alternati che dispongano di dogana, carburante e parcheggio, non solo di una pista. Esaminate i NOTAM per chiusure, esercitazioni militari e rotte per cenere vulcanica. Per destinazioni di montagna o con piste corte, eseguite i calcoli di prestazioni alle temperature previste con il carico reale.
Ordinate il catering tramite l'handler tenendo conto dei tempi di preavviso locali, confermate acqua potabile e servizio toilette, e verificate se nel Paese di destinazione gli alcolici possono essere trasportati o serviti. Organizzate i trasporti a terra con accesso al piazzale dove possibile, e confermate gli accordi con l'FBO o il terminal VIP, incluso chi accoglierà i passeggeri ed eventuali costi.
Individuate i centri di assistenza autorizzati e il supporto AOG vicino a ogni scalo, soprattutto per le destinazioni remote, e verificate che la rete di supporto del costruttore copra la regione. Portate un fly-away kit con i consumabili più comuni, se opportuno. Conoscete le implicazioni MEL di un difetto all'estero e chi autorizzerà differimenti e riparazioni alle tre del mattino.
Assicuratevi che i certificati di aeronavigabilità, immatricolazione, assicurazione, rumore, licenza radio, AOC e operations specifications siano a bordo e validi, con copie. Portate una carta carburante e un accordo di credito per le tasse di atterraggio e handling, poiché alcuni Paesi richiedono contanti o pagamento anticipato. Predisponete satcom o roaming per l'equipaggio e un contatto operativo attivo 24 ore su 24 che possa intervenire su permessi e slot mentre l'aeromobile è in volo.
Mettete per iscritto cosa succede se un permesso è in ritardo, un aeroporto chiude, l'aeromobile ha un problema tecnico o il documento di un passeggero non è valido: aeroporti alternati, contatti charter di riserva, sistemazioni in hotel e chi decide. Informate l'equipaggio e il passeggero di riferimento sul piano e sui vincoli fissi come coprifuoco e finestre di slot, così che le decisioni del giorno siano rapide e serene.
Spunti le voci man mano — nulla viene salvato. Stampi questa checklist.