Cosa fare la settimana prima di un volo charter
Una volta prenotato un charter, la maggior parte del lavoro passa all'operatore, ma alcune cose può farle solo il passeggero, e farle con qualche giorno di anticipo fa la differenza tra una partenza senza intoppi e una corsa affannosa all'FBO. Questa checklist è scritta per chi viaggia, non per il dipartimento di volo: documenti, orari, bagagli, catering, animali, trasporti a terra e le domande che vale la pena porre prima del giorno della partenza. Vale sia per un volo di un'ora oltre confine sia per una traversata oceanica notturna.
Nome e cognome completi, date di nascita, nazionalità, numeri di passaporto e date di scadenza per tutti, neonati compresi, così che l'operatore possa trasmettere l'APIS e i manifesti doganali. Un nome scritto male o un diminutivo sul manifesto è la causa più comune di ritardo nello sdoganamento. Usate un canale sicuro invece di una catena di email aperta, e inviate i dati almeno 48 ore prima di un volo internazionale.
Verificate che ogni passaporto sia valido secondo le regole della destinazione, spesso sei mesi oltre il soggiorno, e che qualsiasi visto, ESTA, UK ETA, ETIAS o eVisa sia approvato. I voli privati non godono di esenzioni. Controllate se i bambini che viaggiano con un solo genitore hanno bisogno di una dichiarazione di consenso per la vostra destinazione, e se qualche passeggero necessita di un visto di transito per uno scalo tecnico.
Riconfermate gli aeroporti di partenza e di arrivo, gli orari locali di partenza e il nome e l'indirizzo dell'FBO o del terminal a entrambi i capi. Chiedete di coprifuoco, finestre di slot e orari della dogana che vincolano i vostri tempi, e cosa succede se siete in ritardo. Se il viaggio prevede un ritorno, confermate se l'aeromobile attende o rientra, e l'ultimo momento utile per modificare il ritorno.
Chiedete il nome dell'operatore, il tipo di aeromobile e la marca di registrazione, l'anno e la configurazione della cabina e, il giorno prima, il nome e il numero di cellulare del comandante. È la vostra occasione per individuare una sostituzione e per verificare che l'aeromobile sia sul certificato dell'operatore. Chiedete un report TripCHEQ o PASS se non lo avete ricevuto alla prenotazione.
Comunicate all'operatore il numero e le dimensioni delle valigie e qualsiasi sci, sacca da golf, bicicletta, strumento musicale o custodia, con i pesi approssimativi se richiesti. L'aeromobile potrebbe non avere spazio per oggetti fuori misura anche se il volume totale va bene, e su tratte lunghe bagagli pesanti possono imporre uno scalo per il carburante. Scoprirlo sul piazzale significa lasciare qualcosa a terra.
Il catering richiede un preavviso di 24-48 ore, di più negli aeroporti piccoli, di domenica e per pasti religiosi, senza allergeni o per bambini. Decidete se volete l'offerta standard dell'operatore, un ordine su misura o una consegna dal vostro ristorante direttamente all'FBO. Confermate le preferenze sugli alcolici e ricordate che i light jet non hanno forno, quindi i piatti caldi devono arrivare pronti da consumare.
Verificate che l'operatore accetti animali su quell'aeromobile e l'eventuale costo di pulizia. Per i voli internazionali, raccogliete il certificato del microchip, il certificato antirabbico, il certificato sanitario o il passaporto per animali e ogni permesso di importazione, e controllate che l'aeroporto di arrivo sia un punto di ingresso autorizzato per gli animali. La maggior parte dei veterinari sconsiglia la sedazione: portate invece acqua, una coperta e un gioco familiare.
Decidete se guiderete fino all'FBO e parcheggerete, se vi farete accompagnare o se l'operatore organizzerà le auto. Fornite all'operatore nome e targa dell'autista se desiderate l'accesso al piazzale a destinazione, che alcuni FBO consentono. Inviate l'indirizzo esatto dell'FBO di arrivo a chiunque venga a prendervi, perché raramente coincide con il terminal principale.
Rileggete il contratto per i costi del Wi-Fi, i ricarichi sul catering, il de-icing, i tempi di attesa e i pernottamenti dell'equipaggio, e chiedete se seguirà una fattura di conguaglio dopo il viaggio. Verificate che il pagamento sia stato accreditato e procuratevi una ricevuta. Se le vostre date sono vicine a una festività, controllate i supplementi per i giorni di punta e le condizioni di cancellazione più rigide.
Tre giorni prima, chiedete all'operatore se le previsioni destano preoccupazioni: nebbia in un aeroporto piccolo, neve che richiede il de-icing, temporali o forte vento al traverso. Concordate in anticipo le alternative, come partire prima, usare un aeroporto più grande con procedure di avvicinamento migliori o un pernottamento. In inverno, prevedete margini per le coincidenze importanti.
Comunicate a tutti l'indirizzo dell'FBO, che arrivare 15 minuti prima della partenza è la norma (30-45 per i voli internazionali), che serve un documento d'identità fisico o il passaporto e che su un charter tradizionale non ci sono controlli di sicurezza, ma armi, batterie al litio di grandi dimensioni e merci pericolose devono essere dichiarate. I voli semi-privati Part 380 prevedono invece controlli e limiti sui liquidi.
Chiedete quale Wi-Fi ha l'aeromobile e quanto costa, scaricate contenuti di intrattenimento per i bambini nel caso non ci sia un sistema di bordo, e tenete farmaci, ossigeno e ausili per la mobilità in cabina, non in stiva. Segnalate all'operatore qualsiasi condizione medica che potrebbe avere rilevanza in volo, come un intervento recente o la necessità di una sedia a rotelle a destinazione.
Spunti le voci man mano — nulla viene salvato. Stampi questa checklist.