Liste de préparation d’un voyage international (exploitant ou propriétaire)
Un voyage international en jet d’affaires est un projet comportant une douzaine de dépendances, dont la plupart relèvent d’administrations et d’aéroports qui ne répondent pas le week-end. Cette liste s’adresse au département aviation, à la société de gestion ou au propriétaire-exploitant qui planifie un voyage hors de son espace aérien national : permis et créneaux, douane et immigration, légalité de l’équipage, carburant et assistance, et la planification des imprévus qui fait la différence lorsqu’un permis tarde ou qu’un aéroport ferme. Elle suppose qu’un prestataire de support de vol peut intervenir, mais que la responsabilité reste celle de l’exploitant.
Vérifiez que l’appareil dispose des approbations RVSM, ADS-B, FANS 1/A et CPDLC là où elles sont requises, que sa certification acoustique respecte les règles de la destination, et que toute approbation ETOPS ou océanique s’applique. Confirmez que le registre et l’AOC autorisent l’usage commercial ou privé envisagé et que les règles de cabotage n’empêchent pas les tronçons intérieurs prévus à l’étranger avec un appareil immatriculé à l’étranger.
Identifiez chaque État sur la route nécessitant un permis de survol ainsi que les règles de permis d’atterrissage de la destination. Les délais vont du jour même à dix jours ouvrés (Inde, Indonésie, Russie, de nombreux États africains). Les permis sont liés à l’immatriculation de l’appareil, aux dates et souvent à l’équipage : figez l’immatriculation et le programme avant de déposer les demandes, et surveillez les fenêtres de validité en cas de changement de date.
Vérifiez le niveau de coordination de chaque aéroport. Les aéroports de niveau 3 (Nice, Heathrow, Haneda, Ibiza en été) exigent des créneaux demandés auprès du coordonnateur ; les aéroports PPR exigent une autorisation pour le parking. Confirmez que le stationnement est disponible pour la durée de votre séjour, surtout pendant les événements, et si l’appareil doit se repositionner entre la dépose et la reprise. Notez les fenêtres de tolérance et les conséquences de leur non-respect.
Désignez un agent d’assistance dans chaque aéroport et confirmez qu’il peut assurer les formalités de douane et d’immigration pour les passagers et l’équipage et, le cas échéant, l’inspection agricole ou sanitaire aux heures prévues. Vérifiez les frais pour les agents hors horaires, si les formalités s’effectuent côté piste ou dans un terminal, et si l’aéroport est un point d’entrée agréé pour les animaux ou pour les non-ressortissants.
Recueillez des données de qualité passeport pour tous les passagers et membres d’équipage et déposez l’APIS ou son équivalent dans le délai de chaque pays (États-Unis : 60 minutes avant le départ, avec une réponse d’autorisation requise). Préparez les déclarations générales, les listes d’équipage et tout formulaire sanitaire. Vérifiez les visas, ESTA, ETA et ETIAS des passagers, ainsi que les visas d’équipage ou les exemptions pour équipage en service dans chaque pays, escales techniques comprises.
Construisez le programme en fonction de vos limites de temps de vol et de service, en prévoyant les retards, et planifiez des relèves d’équipage ou un équipage renforcé pour les longues journées. Vérifiez les licences, certificats médicaux, passeports, visas et toute vaccination requise, et confirmez que l’équipage est à jour sur le type et sur les procédures internationales telles que le HLA de l’Atlantique Nord. Réservez des hôtels d’équipage proches de l’aéroport et organisez le transport.
Confirmez la disponibilité du carburant à chaque aéroport, organisez une autorisation de carburant ou un crédit par carnet auprès de votre fournisseur, et vérifiez les prix ; l’emport de carburant supplémentaire peut faire économiser des milliers de dollars dans les aéroports chers si la masse le permet. Notez où le SAF est disponible ou obligatoire (incorporation ReFuelEU dans l’UE, mandat britannique) et toute obligation de déclaration ETS ou CORSIA découlant du vol.
Vérifiez les limites géographiques de la police et les exclusions de risques de guerre pour chaque pays de la route, déroutements compris. Certains États exigent des minimums de responsabilité spécifiques ou des attestations locales (limites du règlement UE 785/2004, par exemple). Obtenez la confirmation de l’assureur ou du courtier pour les régions à risque avant le départ de l’appareil, car une couverture ne peut pas être mise en place rétroactivement.
Consultez les conseils aux voyageurs des gouvernements, les normes de sûreté aéroportuaire et toute exigence de la TSA, de l’EASA ou nationale, telle qu’une dérogation TSA pour un espace aérien restreint ou un programme de sûreté approuvé pour la destination. Envisagez le gardiennage de l’appareil, un stationnement sécurisé et une protection des passagers au sol lorsque cela se justifie. Vérifiez les conditions sanitaires d’entrée, les vaccinations et toute restriction sur les médicaments.
Étudiez la climatologie pour les dates concernées (mousson, typhons, brouillard hivernal, poussière saharienne, conditions de montagne) et choisissez des dégagements disposant de la douane, du carburant et du stationnement, pas seulement d’une piste. Consultez les NOTAM pour les fermetures, les exercices militaires et les routes de contournement des cendres volcaniques. Pour les destinations de montagne et à piste courte, effectuez les calculs de performances aux températures prévues avec la charge réelle.
Commandez la restauration par l’intermédiaire de l’agent d’assistance en tenant compte des délais locaux, confirmez l’eau potable et la vidange des toilettes, et vérifiez si l’alcool peut être transporté ou servi dans le pays de destination. Organisez le transport au sol avec accès côté piste lorsque c’est possible, et confirmez les dispositions du FBO ou du terminal VIP, y compris qui accueille les passagers et les frais éventuels.
Identifiez les centres de service agréés et le support AOG près de chaque escale, surtout pour les destinations isolées, et vérifiez que le réseau de support du constructeur couvre la région. Emportez un kit de dépannage avec les consommables courants si nécessaire. Connaissez les implications MEL d’une défaillance à l’étranger et sachez qui autorisera les reports et les réparations à trois heures du matin.
Assurez-vous que les certificats de navigabilité, d’immatriculation, d’assurance, acoustique, la licence radio, l’AOC et les spécifications d’exploitation sont à bord et valides, avec des copies. Emportez une carte carburant et un accord de crédit pour les redevances d’atterrissage et d’assistance, car certains pays exigent des espèces ou un prépaiement. Prévoyez une liaison satellite ou l’itinérance pour l’équipage et un contact opérationnel 24 h/24 capable d’agir sur les permis et les créneaux pendant que l’appareil est en vol.
Mettez par écrit ce qui se passe si un permis tarde, si un aéroport ferme, si l’appareil tombe en panne ou si le document d’un passager est refusé : aéroports de dégagement, contacts d’affrètement de secours, dispositions hôtelières et qui décide. Informez l’équipage et le passager principal du plan et des contraintes fixes telles que les couvre-feux et les fenêtres de créneaux, afin que les décisions le jour J soient rapides et sereines.
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