Que faire la semaine précédant un vol affrété
Une fois l’affrètement réservé, l’essentiel du travail revient à l’exploitant, mais quelques points ne dépendent que de vous, et les régler quelques jours à l’avance fait toute la différence entre un départ fluide et une course contre la montre au FBO. Cette liste s’adresse au passager plutôt qu’au département aviation : documents, horaires, bagages, restauration, animaux, transport au sol et questions à poser avant le jour J. Elle s’applique que vous voliez une heure au-delà d’une frontière ou de nuit par-dessus un océan.
Noms complets, dates de naissance, nationalités, numéros de passeport et dates d’expiration pour tous, y compris les nourrissons, afin que l’exploitant puisse déposer les déclarations APIS et douanières. Un nom mal orthographié ou un surnom sur le manifeste est la cause la plus fréquente de retard au passage des formalités. Utilisez un canal sécurisé plutôt qu’un fil de courriels ouvert, et envoyez ces données au moins 48 heures avant un vol international.
Assurez-vous que chaque passeport est valide selon les règles de la destination, souvent six mois au-delà de votre séjour, et que tout visa, ESTA, UK ETA, ETIAS ou e-visa est approuvé. Les vols privés ne bénéficient d’aucune exemption. Vérifiez si les enfants voyageant avec un seul parent ont besoin d’une autorisation de sortie pour votre destination, et si un passager a besoin d’un visa de transit pour une escale carburant.
Reconfirmez les aéroports de départ et d’arrivée, les heures locales de départ, ainsi que le nom et l’adresse du FBO ou du terminal à chaque extrémité. Renseignez-vous sur les couvre-feux, les créneaux et les horaires de douane qui contraignent vos horaires, et sur ce qui se passe en cas de retard. Si le voyage comporte un retour, confirmez si l’appareil attend ou revient, et jusqu’à quand vous pouvez modifier le retour.
Demandez le nom de l’exploitant, le type et l’immatriculation de l’appareil, son année et sa configuration cabine, et, la veille, le nom et le numéro de portable du commandant de bord. C’est l’occasion de repérer une substitution et de vérifier que l’appareil figure sur le certificat de l’exploitant. Demandez un rapport TripCHEQ ou PASS si vous ne l’avez pas reçu à la réservation.
Indiquez à l’exploitant le nombre et la taille des valises ainsi que tout équipement de ski, sac de golf, vélo, instrument ou caisse, avec les poids approximatifs si on vous les demande. L’appareil peut ne pas avoir de place pour les objets hors format même si le volume total convient, et sur les longs tronçons des bagages lourds peuvent imposer une escale carburant. Le découvrir sur le tarmac signifie laisser quelque chose derrière soi.
La restauration requiert un préavis de 24 à 48 heures, davantage dans les petits aéroports, le dimanche et pour les repas religieux, sans allergènes ou pour enfants. Décidez si vous souhaitez l’offre standard de l’exploitant, une commande sur mesure ou une livraison de votre propre restaurant au FBO. Confirmez vos préférences en matière d’alcool, et rappelez-vous que les jets légers n’ont pas de four : les plats chauds doivent être livrés prêts à consommer.
Confirmez que l’exploitant accepte les animaux sur cet appareil, ainsi que tout frais de nettoyage. Pour les vols internationaux, rassemblez le certificat de puce électronique, le certificat antirabique, le certificat sanitaire ou le passeport de l’animal et tout permis d’importation, et vérifiez que l’aéroport d’arrivée est un point d’entrée agréé pour les animaux. La plupart des vétérinaires déconseillent la sédation ; apportez plutôt de l’eau, une couverture et un jouet familier.
Décidez si vous vous rendrez au FBO en voiture pour vous y garer, si vous serez déposé, ou si l’exploitant organisera les véhicules. Communiquez à l’exploitant le nom du chauffeur et la plaque d’immatriculation si vous souhaitez un accès côté piste à destination, ce que certains FBO autorisent. Envoyez l’adresse exacte du FBO d’arrivée à quiconque vient vous chercher, car il s’agit rarement du terminal principal.
Relisez le contrat concernant les frais de Wi-Fi, les marges sur la restauration, le dégivrage, le temps d’attente et les nuitées de l’équipage, et demandez si une facture de régularisation suivra le voyage. Confirmez que le paiement a été encaissé et obtenez un reçu. Si vos dates sont proches d’une période de fêtes, vérifiez les surcharges des jours de pointe et les conditions d’annulation plus strictes.
Trois jours avant, demandez à l’exploitant si les prévisions soulèvent des inquiétudes : brouillard sur un petit aéroport, neige nécessitant un dégivrage, orages ou fort vent de travers. Convenez à l’avance des alternatives, comme partir plus tôt, utiliser un aéroport plus grand doté de meilleures approches, ou passer une nuit sur place. En hiver, prévoyez de la marge pour les correspondances importantes.
Indiquez à chacun l’adresse du FBO, qu’une arrivée 15 minutes avant le départ est normale (30 à 45 pour un vol international), qu’il faut une pièce d’identité physique ou un passeport, et que sur un affrètement classique il n’y a pas de contrôle de sûreté, mais que les armes, les grosses batteries au lithium et les marchandises dangereuses doivent être déclarées. Les vols semi-privés Part 380 comportent désormais un contrôle et des limites sur les liquides.
Demandez quel Wi-Fi équipe l’appareil et à quel prix, téléchargez des divertissements pour les enfants au cas où il n’y aurait pas de système en cabine, et gardez les médicaments, l’oxygène ou les aides à la mobilité en cabine, pas en soute. Signalez à l’exploitant tout état de santé susceptible de compter en vol, comme une opération récente ou le besoin d’un fauteuil roulant à l’arrivée.
Cochez les éléments au fur et à mesure — rien n’est enregistré. Imprimer cette check-list.